Projektrådgiveren | Styrk samarbejdet med en midtvejsevaluering

En midtvejsevaluering er med til at sikre at projektet er på rette spor og styrker samarbejdet omkring jeres indsats.

Hvis jeres projekt strækker sig over en længere periode eller involverer mange forskellige partnere, er det en god ide at lave en fælles temperaturmåling på projektet og på jeres samarbejde gennem en midtvejs-evaluering.

Når man udvikler et projekt, planlægger man begivenheder der ligger langt ude i fremtiden, og forsøger at organisere den mest effektive og relevante måde at implementere på. Ikke desto mindre går det aldrig helt som man planlægger – og det kan der være mange gode grunde til.

Formålet med en midtvejs-evaluering er således at vurdere om projektet går som planlagt, og om der er behov for nogle ændringer i projektets oprindelige plan.

Jo tidligere ændringer i projektets forudsætninger bliver identificeret, jo tidligere kan I justere jeres strategi og stadig opfylde projektets målsætninger.

Står du overfor at lave en midtvejs-evaluering, tager jeg gerne en snak med dig om hvordan du bedst kommer i gang. Jeg kan rådgive om hvordan du planlægger midtvejs-evalueringen, hvordan du inddrager de relevante målgrupper og partnere, og hvordan du efterfølgende laver en handlingsplan.

Kontakt mig

En midtvejsevaluering kan styrke jeres projekt og samarbejde ved at sætte fokus på:

Målgruppen

Har målgruppen har det samme behov som da I planlagde projektet?

Samarbejdsrelationer

Er jeres samarbejdspartnere tilfredse med den måde kommunikationen og arbejdsdelingen fungerer i projektet?

Organisation

Har jeres organisation oplevet ændringer i jeres strategiske prioriteter, økonomi og kompetencer?

Aktiviteter

Er projektets aktiviteter fortsat relevante?

Konteksten

Er der kommet ny lovgivning på jeres indsatsområde, eller nye aktører på banen?

Resultater

Leverer projektet de planlagte resultater?

En midtvejsevaluering kan styrke samarbejdet mellem projektpartnerne

Ved at fejre jeres succeser i fællesskab og søge fælles løsninger på jeres udfordringer, kan en midtvejsevaluering bidrage til at styrke samarbejdet mellem alle dem, der er involveret i projektet.

Det kræver dog at evalueringen planlægges som en participatorisk proces, og at der sættes god tid af til dialog og erfaringsudveksling. Derigennem vil jeres målgruppe og samarbejdspartnere få mulighed for at dele deres viden og erfaring fra projektet.

Det kan være en god ide at afsætte tid til en evalueringsworkshop med projektpartnerne, for i fællesskab at lytte til hinandens refleksioner over succeser og udfordringer i projektet. Det bidrager med en mangfoldig viden og forskellige perspektiver, som styrker projektets læring. Og det kan åbne for et bedre samarbejde fremover, ved at der på workshoppen bliver arbejdet med i fællesskab at identificere og finde løsninger på udfordringer og eventuelle konflikter.

En participatorisk midtvejs-evaluering er med til at skabe ejerskab blandt projektdeltagerne, så de fremover bidrager konstruktivt til at løse eventuelle udfordringer i projektimplementeringen.

Der findes forskellige redskaber og metoder til at udføre en midtvejsevaluering, og de har varierende grad af involvering. For eksempel har spørgeskemaer en lav grad af involvering, men til gengæld kan de data man indhenter kvantificeres. Erfaringsudvekslingsworkshop har en høj grad af involvering, men den viden der frembringes er kontekstuel og meget specifik for projektdeltagerne.

6 tips til en participatorisk midtvejsevaluering

1: Udvælg midtvejsevalueringens deltagere, så de repræsenterer forskellige positioner, viden og perspektiver.

2: Tilpas graden af involvering efter hvad de enkelte deltagere kan bidrage med.

3: Sæt god tid af til erfaringsudveksling og dialog, så der kan skabes fælles læring.

4: Stil åbne spørgsmål, så der skabes rum til ny viden og nye synspunkter

5: Vær forberedt på at håndtere kritisk feedback.

6: Respekter deltagernes tid og tak dem for deres bidrag.

Lav en handlingsplan, der følger op på evalueringen

Når midtvejsevalueringen er færdig, er det vigtigt at planlægge hvordan den kan bruges til at forbedre og justere projektets aktiviteter, strategier og processer.

Her er en handlingsplan et vigtigt redskab. En handlingsplan konkretiserer hvilke konklusioner fra midtvejsevalueringen der er behov for at følge op på – skal der for eksempel justeres i programmets aktiviteter eller strategi, skal budgettet revideres, skal der indhentes ny viden, laves anderledes kommunikationstiltag, eller opsøges nye partnerskaber?

Involver gerne projektets målgruppe og samarbejdspartnere i at prioritere hvilke tiltag der er nødvendige og ønskværdige at følge op på, og ikke mindst hvem der har ansvaret for at følge op.

De vigtigste elementer i en handlingsplan er:

Vurdering af hvilke konklusioner fra midtvejsevalueringen der kræver opfølgning
Definition af hvilken handling er påkrævet eller ønsket
Fastsættelse af hvornår denne handling skal finde sted
Aftale om hvem der er ansvarlig for at udføre handlingen

Endelig er det en god ide at aftale et tidspunkt hvor der skal følges op på handlingsplanen, og hvorvidt de aftalte handlinger er blevet udført.

Sådan kommer du i gang med en midtvejsevaluering:

1: Definer de spørgsmål midtvejsevalueringen skal søge svar på.

2: Beslut hvem det er relevant at inddrage i midtvejsevalueringen.

3: Find et passende tidspunkt omkring midtvejs i projektets aktiviteter.

4: Beslut hvordan og i hvilken form evalueringens deltagere skal bidrage med viden og refleksion

5: Find den relevante information om projektets resultater der kan informere midtvejsevalueringen

6: Overvej om det vil være fordelagtigt at en ekstern konsulent faciliterer evalueringsprocessen.

7: Beslut hvordan der skal samles op på evalueringen efterfølgende.

Få rådgivning om midtvejsevaluering

Jeg lægger vægt på at en midtvejs-evaluering er handlings- og læringsorienteret og sætter fokus på om samarbejdet mellem projektpartnerne og med målgruppen fungerer hensigtsmæssigt.

Det gør jeg ved at facilitere en participatorisk proces, hvor der skabes rum til at identificere læring, succeser og udfordringer i projektet og i jeres samarbejde om projektimplementeringen. Jeg opfordrer til i fællesskab at lave en handlingsplan for at håndtere udfordringer og drage nytte af projektets læring hidtil.

Kontakt mig