Projektledelse

Da I udviklede projektet, opsatte I nogle mål for hvilke forandringer projektet skulle opnå. Nu er det vigtigt at definere hvilke konkrete aktiviteter der kan føre jer i mål med projektet, hvornår aktiviteterne skal udføres, hvem der skal deltage, og hvordan aktiviteterne skal udføres. Beskriv dette med så mange detaljer som muligt i en projektplan.

Når først I har projektplanen på plads med alle projektets aktiviteter, så er det vigtigt at roller og opgaver er tydeligt fordelt mellem jer i projektteamet og eventuelt med andre samarbejdspartnere. Beskriv hvordan I vil samarbejde, hvem der har ansvaret for hvad, og husk at lav klare aftaler om hvordan I vil kommunikere, informere og inddrage hinanden i projektets opgaver.

I skal lave nogle klare aftaler om hvem i projektteamet der kan beslutte hvilke ting – og om der også er nogle udenfor projektteamet, der har indflydelse på projektets beslutninger. Det kan være projektet har en større organisation bag sig, nogle vigtige samarbejdspartnere eller en styregruppe, der har beslutningsmandat ind i projektet. Beskriv jeres beslutningsprocesser, og hvad der kan besluttes internt i projektteamet og hvad der kræver ekstern godkendelse.

Projektets målgruppe er dem I vil skabe positive forandringer for i projektet, og derfor er det helt centralt at de inddrages løbende i projektet, for at sikre at projektet rent faktisk rammer deres behov. Lav derfor nogle klare aftaler med repræsentanter fra målgruppen om hvornår de kan give feedback på projektet, hvornår de bidrager til projektets læring, hvordan de kan være med til at dokumentere projektets resultater, og om de har nogen indflydelse på projektets mål og retning.

Efterhånden som projektet skrider frem, skal I dokumentere hvilke resultater der skabes, og hvordan det bidrager til at opnå projektets formål og forandringsønske. Lav et system for hvilke resultater der skal dokumenteres, hvordan og hvornår de skal dokumenteres, og hvem der gør det. Det kan være I skal bruge et digitalt databasesystem for at fastholde en systematisk procedure for det, og det kan også være I skal udvikle nogle rapportformater til jeres samarbejdspartnere, som de løbende skal udfylde og indsende til jer.

Som projektledelse er det vigtigt at have styr på projektets budget og løbende lave opfølgning på projektets udgifter. En jævnlig budgetopfølgning giver dig vigtig information som projektleder, dels om hvordan det går med at udføre de planlagte aktiviteter, og dels om I holder jer inden for budgettet og bruger pengene efter hensigten. Det er vigtigt at afklare hvem der har ansvaret for at bogføre udgifter og lave budgetopfølgning, og at etablere en systematisk praksis omkring dette arbejde.

Der kan være mange udenfor projektet, der kan have en interesse i at vide hvordan det går med projektet. Det kan være jeres forenings medlemmer, det kan være lokalsamfundet omkring jeres indsats, det kan være politikere, fagpersoner eller forskere med en særlig interesse på området. Lav derfor en plan for hvilke gode historier fra projektet I vil fortælle, og til hvem I vil fortælle dem, og planlæg hvordan I vil samle billedmateriale, videoer, interviews og reportager fra projektets aktiviteter undervejs.